Modalidad de contratación pública por Minima cuantía

MÍNIMA CUANTÍA 

La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento con términos cortos para escoger al contratista, siempre que el valor de la adquisición de los bienes, obras y/o servicios, no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad Estatal. 

Es de anotar que este procedimiento lo reguló la Ley 1474 de 2011, porque antes de la expedición de esta norma, se solicitaron tres (3) propuestas y se escogía la de menor valor, ahora también se escoge la oferta de menor valor, pero mediante un proceso de selección público y transparente, en el cual pueden participar todos los interesados, quienes deben cumplir con los requisitos de verificación establecidos en la invitación pública.

Así mismo, bajo la modalidad de selección de mínima cuantía, se pueden realizar las compras en las Grandes Superficies, que se encuentran en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, siempre que su valor esté dentro de esta modalidad de selección, es decir que no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad Estatal.

Etapas contractuales del proceso de mínima cuantía: 

Planeación de la contratación:

La gestión contractual institucional inicia con la elaboración del Plan Anual de Necesidades, que consiste en la preparación, planeación y programación de la adquisición de los bienes, servicios y obras, para suplir las necesidades de la entidad, esto es, cuando los líderes de los proyectos y jefes de áreas informan sus requerimientos para el desarrollo de su gestión.

Elaboración de los estudios previos:

Las dependencias que requieren la contratación, deben elaborar los estudios y documentos previos, con el apoyo de los profesionales del Grupo de Gestión Contractual, de acuerdo con las normas vigentes. Los Estudios Previos servirán de base para la elaboración del pliego de condiciones, o del contrato a suscribir.

Actividad	Responsable
Estudios previos	Área técnica que requiere el bien, obra pública y/o servicio.
Estudios del sector	Área técnica que requiere el bien, obra pública y/o servicio, con el apoyo del área financiera, el área jurídica y el Abog ado líder del proceso Contractual.
Estudio de mercado	Área técnica que requiere el bien, obra pública y/o servicio.
Estimación y cobertura de los riesgos	Área técnica que requiere el bien, obra pública y/o servicio.
Definición de los requisitos habilitantes	Comité Asesor Evaluador: Jurídico, Técnico y Financiero.
Definición de los criterio de evaluación	Área técnica que requiere el bien, obra pública y/o servicio.
Modalidad de selección de contratistas	Dirección Jurídica - Grupo de Gestión Contractual.
Manejo de los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, mantenimiento y demás actividades de esta etapa	Abogado líder del proceso Contractual.

Fuente: manual de contratación pública

CONOCE LOS VALORES PARA FIJAR LA MENOR CUANTÍA DE TU ENTIDAD ESTATAL

Con el fin de que las entidades estatales puedan fijar los valores de menor cuantía, Colombia Compra Eficiente explica a continuación cómo fijar este valor en 2018. 

Se entiende por menor cuantía los valores determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales -SMMLV-. Es importante tener en cuenta la fijación del SMMLV para 2018, el cual de acuerdo con el Decreto 2269 de 2017 quedó establecido por $781.242. 

¿Cómo fijar este valor? Ten en cuenta la siguiente información:

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_infografias/cuantias_2018.pdf

ETAPA CONTRACTUAL 

Elaboración del contrato:

El profesional asignado del Grupo de Gestión Contractual, proyectará la correspondiente minuta de contrato, de acuerdo con las condiciones previstas en los Estudios Previos y demás documentos soporte del respectivo proceso de selección, por lo cual el Jefe del área solicitante deberá revisarle y dar su visto bueno, antes de pasarlo a firma del Ordenador del Gasto.

Supervisión e interventoría: 

La vigilancia y control de los contratos estará a cargo de un Supervisor o Interventor Externo, según el caso, quienes deberán cumplir las obligaciones fijadas en las Leyes establecidas al respecto, en las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos. La designación de la Supervisión está en cabeza del Ordenador del Gasto, quien lo comunicará, a través del correo electrónico enviado por el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, previa recomendación del Jefe del Área, a través de los estudios previos. 

Modificaciones de los contratos: 

Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su ejecución, razón por la cual, el supervisor deberá solicitar al Ordenador del Gasto, con mínimo ocho (8) días hábiles de antelación la elaboración de la modificación, adición, prórroga, cesión y/o suspensión respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y el beneficio que LA FUNCIÓN PÚBLICA obtendrá.

 

Adiciones y Prórrogas: 

Los contratos se pueden adicionar en valor y prorrogar en tiempo. Las adiciones en valor deben contar con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El Supervisor deberá presentar la solicitud de adición o prórroga, con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. La adición en valor no podrá ser superior al cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato, expresado éste en salarios mínimos mensuales legales (artículo 40 de la Ley 80 de 1993).

Otras modificaciones:

Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a las anteriormente mencionadas, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas.

 

Suspensión de los contratos: 

Si se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impidan en forma temporal la normal ejecución de los contratos, las partes de común acuerdo podrán suspender la ejecución del contrato, mediante la suscripción de un acta en la cual conste el evento que motivó la suspensión, sin que para efectos del plazo de ejecución del contrato, se compute el tiempo de la suspensión. En la solicitud, debe indicarse el término exacto de suspensión. Al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de las garantías. Durante el período de suspensión, las obligaciones contractuales no se ejecutan, sin que ello implique un incumplimiento de las mismas.

 Cesión de los contratos: 

Se presenta cuando el contratista o la Entidad contratante transfieren a otra u otras personas, total o parcialmente los derechos y obligaciones adquiridos con la firma del contrato. Los contratos no podrán cederse sin previa autorización escrita de la Entidad contratante. En el evento en que el contratista no pueda seguir asumiendo la ejecución del compromiso formalizado, el Supervisor del Contrato, podrá solicitar al Ordenador del Gasto la cesión del contrato, a través de una comunicación escrita, proponiendo una tercera persona idónea y capacitada, para que continúe con la ejecución del contrato. El Contratista cesionario debe reunir como mínimo las mismas características exigidas al contratista que propone la cesión y, anexar todos los documentos que acrediten dichas condiciones. Es requisito obligatorio contar con el concepto técnico favorable del supervisor del contrato y con la autorización expresa y escrita del Ordenador del Gasto. En estos eventos se debe garantizar que no se afecte el servicio.

 

Terminación anticipada de los contratos: 

Procede cuando las partes de común de acuerdo terminan por escrito la relación contractual, antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.

Medidas por el incumplimiento contractual del contratista: 

LA FUNCIÓN PÚBLICA tendrá la facultad de declarar el incumplimiento del contrato, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto, LA FUNCIÓN PÚBLICA respetará el derecho al debido proceso y aplicará el procedimiento dispuesto en las normas vigentes al momento de los hechos.

El Supervisor del Contrato deberá requerir por escrito al contratista, cuando se presente demora o incumplimiento de las obligaciones y del objeto contractual e informar por escrito al Ordenador del Gasto y presentarlo a consideración del Comité de Contratación.

Para mayor claridad se enuncian las actividades a desarrollar la Etapa Contractual con su responsable, así:

Actividad	Responsable
Elaboración del contrato	Abogado líder del proceso Contractual.
Supervisor y seguimiento a la ejecución del contrato	Funcionario designado por el Ordenador del gasto
Comunicación con el Contratista.	Grupo de Gestión Financiera.
Trámite de procesos sancionatorios contra el Contratista.	Supervisor del Contrato, Coordinador del Grupo de Gestión Contractual y Ordenador del Gasto.
Manejo de las controversias y solución de conflictos derivados de los procesos de contratación.	Supervisor del Contrato, Coordinador del Grupo de Gestión Contractual Ordenador del Gasto y Comité de Contratación.
Manejo de los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, mantenimiento y demás actividades de esta etapa	Supervisor del Contrato, Abogado líder del proceso Contractual y Ordenador del Gasto.

Fuente: manual de contratación pública

ETAPA POS-CONTRACTUAL

Liquidación de los contratos:

La liquidación del contrato procede una vez terminado el mismo, con el fin de efectuar una revisión total de las obligaciones ejecutadas, efectuando los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, para declararse a paz y salvo, es decir, es un corte de cuentas. La liquidación del contrato, no libera al contratista de la obligación de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios contratados, por lo tanto, la Entidad deberá adelantar las acciones administrativas y/o legales a que hubiere lugar, cuando se presenten hechos posteriores a la Liquidación del Contrato, que se encuentren amparados en las garantías vigentes del mismo.

Liquidación por mutuo acuerdo: 

La liquidación de los contratos tiene por objeto que las partes realicen de común acuerdo, un balance económico general de las obligaciones contractuales.

Este tipo de liquidación se efectuará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución del contrato y hasta dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo anotado. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación de mutuo acuerdo. Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación y que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la cesación definitiva de la relación contractual.

Liquidación unilateral: 

En el caso en que el Contratista no se presente a la liquidación, previa citación o convocatoria que le haga LA FUNCIÓN PÚBLICA, o que no fuese posible llegar a un acuerdo en la liquidación, LA FUNCIÓN PÚBLICA la efectuará de forma unilateral, mediante acto administrativo debidamente motivado y dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo establecido para la liquidación por mutuo acuerdo. Para tal efecto, el supervisor remitirá su informe final y el estado de cuenta al Grupo de Gestión Contractual

Liquidación judicial: 

Se trata de la liquidación efectuada por el juez del contrato. Para mayor claridad se enuncian las actividades a desarrollar en la etapa Postcontractual con su responsable, a

https://youtu.be/V0Rl5TjmEPY?si=kiLumsH7ojFr6UEe